Jak napełnić pojemnik gazem ?
Wyobraź sobie, że masz za zadanie wypełnienie pojemnika gazem. Proste – prawda ? A jeżeli zadaniem będzie wypełnienie pojemnika tylko do połowy ? Biorąc pod uwagę zachowanie się gazu, nie będzie to takie łatwe.
Praca jest jak gaz – rozprzestrzenia się.
Podobnie jak gaz, zachowuje się czas poświęcony na wykonanie jakiejś pracy, gdyż działa zasada: „wykonywana praca rozszerza się tak, by wypełnić czas dostępny na jej ukończenie”. To jest właśnie jest prawo Parkinsona (Cyril Northcote Parkinson – ur. w 1909 r. angielski historyk, pisarz, autor około 60 książek).
Zużyjesz tyle czasu ile zaplanujesz.
W praktyce oznacza to dla nas, że im więcej czasu wyznaczymy sobie (również innym) na wykonanie zadania, tym dłużej będzie ono trwało. Również odwrotnie – jeżeli zaplanujesz mniej czasu, ale realnie, to mniej go zużyjesz. W skrajnych przypadkach, jeżeli w ogóle nie zaplanujesz, ile czasu chcesz poświęcić, to praca nad zadaniem pochłonie ci go dowolnie dużo np. cały dzień, tam gdzie mogło być 2-3 godziny.
Konkretne wnioski.
Wnioski z tego co do zarządzania czasem (sobą w czasie) są następujące:
- planuj czas potrzebny na wykonanie zadania – ustalaj z góry jak najkrótsze (ale realne) terminy na jego realizację
- pilnuj tego czasu i kontroluj go w trakcie
- dodatkowo wyznacz sobie jakiś sygnał na jego zakończenie – inną ważną czynność, budzik, alarm w telefonie (najlepiej ustaw ten budzik daleko od siebie, żeby nie można go było wyłączyć odruchowo).
Skoncentruj się na zadaniu i odrzuć perfekcjonizm.
Stosowanie tej prostej zasady wyznaczania czasu, pozwoli Tobie (twoim pracownikom) działać bardziej efektywnie. Świadomość ograniczonego czasu, wzmaga koncentrację – nie myślisz wtedy o innych, nieistotnych czynnościach, które zabierają twój cenny czas. Chroni cię to również przed perfekcjonizmem – nadmiernym wygładzaniem, poprawianiem, szlifowaniem, które najczęściej nie przekładają się istotną poprawę wykonania zadania.
Jaki będzie następny potop ?
Parkinson był też ekspertem w sprawach administracji publicznej i wielkim krytykiem rozrostu biurokracji, która podobnie jak brak planowania – marnuje czas i pochłania nasze pieniądze. Jego opinię na ten temat, celnie oddaje stwierdzenie „Następny potop będzie potopem z papieru”.
No cóż – prawdy z przed wielu dekad, wcale nie tracą na aktualności – zatem uważaj na Parkinsona !
Wybaczcie niedoskonałości tego tekstu, ale właśnie minął już czas jaki przeznaczyłem na jego napisanie 🙂
Pozdrawiam
Andrzej Cieplak
coach ACC, trener, mentor