Planowanie czasu jest PROSTE – jak spakowanie walizki.
Czy zarządzanie czasem (zarządzanie sobą w czasie) jest dla Ciebie ważne ?
Czy chciał(a)byś dobrze zarządzać swoim czasem i być zadowolona(y) z efektów.
Pewnie znasz ludzi, którzy mają z tym problem.
Słyszysz od nich:
- mam chaos
- nie panuję
- nie wyrabiam się
- nie ogarniam
- ciągle brakuje mi czasu
Ale spotykamy też takich, którzy twierdzą, że:
- ja planuję realnie
- mam czas na to co dla mnie ważne
- ogarniam to co najważniejsze i potem mam czas dla siebie i dla rodziny
- czuję, że efektywnie wykorzystuję czas
Czy potrafisz zapakować walizkę ?
Wielu ludzi stresuje się tematem zarządzania swoim czasem. Twierdzą, że planowanie czasu jest TRUDNE.
A ja powiem Ci, że to jest PROSTE – proste jak zapakowanie WALIZKI na podróż !
Czy potrafisz zapakować walizkę ?
Co wystarczy zrobić ?
- dobierz odpowiednią walizkę
- przygotuj rzeczy, które chcesz tam włożyć
- zapakuj
TYLE 🙂
W zarządzaniu czasem oznacza to:
- ustal ile masz łącznie czasu do dyspozycji
- zrób listę zadań, które chcesz wykonać i zmieścić w tym czasie
- sporządź gotową listę do realizacji
Pamiętaj o podstawowych zasadach.
Jak dobrać walizkę ?
Wielkość twojej walizki to ilość czasu jakim realnie dysponujesz. A więc oceń realnie. Masz np. 10 godzin, ale z tego 3 godz. odejdą na przerwy, przejazdy, lunch – zostaje 7 godz. do wykorzystania i tym właśnie dysponujesz.
- Reguła podstawowa to 60/40
- 60% czynności zaplanowane
- 20% czynności nieoczekiwane ( rezerwa czasu na sytuacje i czynności, których nie sposób zaplanować)
- 20% na działania spontaniczne (zadania kierownicze, reakcja na wydarzenia, czas aktywności twórczej)
Jak zapakować walizkę bez dopychania kolanem – czyli jak tworzyć listę zadań.
- Zrób listę rzeczy i posegreguj je. Zastosuj:
Analiza ABC – kategorie A, B i C ważności zadania = wysoka, średnia, niska
Macierz Eisenhowera – rzeczy WAŻNE i mniej ważne / PILNE i mniej pilne
- Przydziel zadaniom czas na wykonanie. Pamiętaj o Prawie Parkinsona: „wykonywana praca rozszerza się tak, by wypełnić czas dostępny na jej ukończenie.”
- Jeśli się nie mieści, to skoryguj listę zadań lub ich planowany czas, tak aby zmieścić je w planowanym łącznym czasie (walizce). Zadania bardzo długie podziel na części.
Kieruj się zasadą Pareto 20/80 – ok. 20% ilości zadań, to te najbardziej efektywne.
Pamiętaj:
„Nigdy nie ma dosyć czasu aby zrealizować wszystko, ale zawsze jest czas aby zrealizować to co najważniejsze”.
O tym co pomaga, a co jest barierą w planowaniu oraz w realizacji planu będzie w kolejnej części na temat zarządzania czasem.
Andrzej Cieplak
coach ACC, trener, mentor, MBA
PS.
Więcej na ten temat możesz posłuchać w moich wypowiedziach na żywo:
Planowanie czasu jest PROSTE – jak spakowanie walizki
Jak zapakować walizkę bez dopychania kolanem ?
Osiągnięte CELE – miernik naszej efektywności w zarządzaniu czasem
Dlaczego realizację planu można porównać do jazdy na słoniu ?
